Randevu ve rezervasyon asistanı: takvim dolu, operasyon hafif.
WhatsApp, web ve telefon üzerinden gelen randevu taleplerini karşılayan, uzman ve şube takvimlerine göre uygun saati sunan, hatırlatma, iptal ve erteleme süreçlerini kendiliğinden yöneten bir asistan kuruyoruz.
Randevu süreci, en pahalı kaynağınızı meşgul ediyor.
Randevu talepleri telefon, WhatsApp ve web formu arasında dağılır; ekip gün boyu takvim ile mesajlar arasında gidip gelir. Yoğun saatlerde yanıtlanamayan talepler kaybolur, hatırlatma yapılmayan randevuların bir kısmı gerçekleşmez ve o kapasite boşa gider. Uzmanlarınızın ve şubelerinizin zamanı, en değerli kaynağınızdır.
Nasıl çalışır?
- Talep karşılanır. Danışan WhatsApp'tan, web sitesinden ya da telefonla ulaşır; asistan her kanalda anında yanıt verir.
- İhtiyaç netleşir. Hizmet, uzman ve şube tercihi sorulur; sık sorulan sorular kurum bilgilerinizle yanıtlanır.
- Uygun saat sunulur. İlgili takvimdeki gerçekten müsait saatler, işlem süreleri ve kurallar dikkate alınarak önerilir.
- Randevu kaydedilir. Seçilen saat takviminize ya da randevu sisteminize işlenir, ilgili ekibe bildirim gider.
- Hatırlatma ve değişiklik. Randevu öncesi hatırlatma gönderilir; iptal ve erteleme aynı konuşmadan yapılır, boşalan saat bekleme listesine önerilir.
- İstisnalar ekibe aktarılır. Özel durumlar ve asistanın yetkisi dışındaki talepler özetiyle birlikte ekibinize devredilir.
Ne kazandırır?
- Kaçan talep kalmaz. Mesai dışında ve yoğun saatlerde gelen talepler de randevuya dönüşür.
- Kapasite kullanımı artar. Hatırlatma ve bekleme listesi yönetimiyle gerçekleşmeyen randevular azalır, boşalan saatler yeniden değerlendirilir.
- Ön büro yükü azalır. Ekip telefon ve mesaj trafiği yerine yüz yüze hizmete odaklanır.
Kurulumdan önce ve sonra yanıt süresini, asistan üzerinden alınan randevu sayısını ve gerçekleşmeyen randevu oranını birlikte ölçeriz.
Kimler için?
Randevu ve rezervasyonla çalışan, zamanı yüksek değerli olan kuruluşlar için:
- Klinikler ve poliklinikler
- Hastane grupları
- Diş ve estetik merkezleri
- Hukuk ve danışmanlık büroları
- Yetkili servisler
- Otel ve restoran grupları
- Eğitim kurumları
Çalışma şekli
- Keşif. Randevu akışınızı, takvim yapınızı ve kullandığınız sistemleri inceleriz.
- Kurallar ve entegrasyon. Hizmet, süre ve şube kurallarını tanımlar, takvim ya da randevu sisteminize bağlarız.
- Kanallar. WhatsApp hesabınızı resmi altyapıya bağlar, web ve telefon kanallarını ekleriz.
- Pilot ve yayın. Tek şube ya da tek hizmetle başlar, sonuçları ölçer, kademeli olarak yaygınlaştırırız.
Kurduğumuz her şey (kod, otomasyonlar ve veri) size aittir.
Takviminiz kendi kendini yönetsin.
Randevu hacminizi, şube ve uzman yapınızı paylaşın, size uygun kurulumu ücretsiz bir keşif görüşmesinde çıkaralım.
Ücretsiz keşif görüşmesiİlgili çözümler
Sık sorulan sorular
Hangi kanallardan randevu alınabilir?
WhatsApp, web sitesi ve telefon (sesli asistan ile). Tüm kanallar aynı takvimleri ve aynı kuralları kullanır; bir kanaldan alınan randevu diğerlerinde anında görünür.
Mevcut randevu ya da hastane bilgi sistemimizle çalışır mı?
Sisteminiz bir bağlantı arayüzü (API) sunuyorsa doğrudan bağlanırız. Sunmuyorsa ortak bir takvim üzerinden ya da ekibinize onay bildirimi göndererek çalışan kontrollü bir yapı kurarız. Keşif aşamasında mevcut altyapınızı inceler, uygulanabilir yolu net olarak ortaya koyarız.
Çok şubeli ve çok uzmanlı yapılarda nasıl çalışır?
Asistan, danışanın ya da müşterinin talep ettiği şube, uzman ve hizmete göre ilgili takvimdeki uygun saatleri sunar. İşlem süreleri, hazırlık aralıkları ve şube bazlı kurallar dikkate alınır.
Sağlık kuruluşlarında kişisel veriler nasıl korunuyor?
Asistan yalnızca randevu için gereken bilgiyi toplar; tanı ya da şikâyet ayrıntısı istemez ve tıbbi yönlendirme yapmaz. Veriler erişimi kısıtlı ortamda tutulur, gerekirse sistem tamamen kendi sunucunuzda çalışır. Aydınlatma ve rıza metinlerinin bu akışı kapsaması için hukuk ekibinizle birlikte çalışmanızı öneririz.