Akıllı belge işleme: belgeden sisteme, elle veri girişi olmadan.
Fatura, sipariş, sözleşme ve başvuru belgelerinden gerekli bilgiyi yapay zekâyla çıkaran, kurallarınıza göre doğrulayan ve ERP, muhasebe ya da CRM sistemlerinize işleyen bir altyapı kuruyoruz.
Belge hacmi arttıkça veri girişi darboğaza dönüşür.
Belgeler e-postayla, portallardan, taranmış olarak ya da fotoğraf şeklinde gelir. Her birinden firma, tutar, tarih, kalem ve vergi bilgisini elle sisteme geçirmek hem zaman alır hem de hata riski taşır. Ay sonu kapanışlarında ve yoğun dönemlerde bu iş, finans ve operasyon ekiplerinin kapasitesini doldurur.
Nasıl çalışır?
- Belge alınır. E-posta eki, klasör, portal ya da mesaj kanalı üzerinden gelen belgeler otomatik toplanır.
- Metin okunur. Taranmış ve fotoğraflanmış belgeler OCR ile metne çevrilir; e-Fatura ve e-Arşiv gibi yapısal dosyalar doğrudan ayrıştırılır.
- Bilgi çıkarılır. Yapay zekâ belge türünü tanır; firma, vergi numarası, tarih, kalemler, tutarlar ve sözleşme maddeleri gibi alanları doğru yerlere yerleştirir.
- Doğrulanır. Toplamlar, oranlar, eşleşmeler ve iş kuralları kontrol edilir; tutmayan belge onay kuyruğuna düşer.
- Sisteme işlenir. ERP, muhasebe ya da CRM sistemine aktarılır, belge ilgili kayıtla eşleşmiş olarak arşivlenir.
Kullanım alanları
- Tedarikçi faturaları ve irsaliyeler. Gelen faturalar okunur, sipariş ve irsaliyeyle eşleştirilir, muhasebe kaydına hazırlanır. ERP ve finans entegrasyonu
- Sipariş ve teklif belgeleri. Müşteriden gelen sipariş ve talepler sipariş sistemine aktarılır.
- Sözleşme analizi. Taraflar, süreler, tutarlar ve kritik maddeler özetlenir; yenileme ve fesih tarihleri takvime düşer.
- Başvuru ve hasar dosyaları. Sigorta ve finans süreçlerinde evrak ön kontrolü ve eksik belge tespiti. Finans ve sigorta
- İşe alım belgeleri. Özgeçmişlerdeki deneyim ve yetkinlikler karşılaştırılabilir bir yapıya dönüştürülür; değerlendirme her zaman insanda kalır.
Ne kazandırır?
- Kapasite. Veri girişine giden zaman, kontrol ve analiz işlerine döner.
- Doğruluk. Bilgi bir kez okunur ve kurallarla doğrulanır.
- Hızlı kapanış. Ay sonu ve dönem kapanışları belge yığınını beklemez.
- Denetlenebilir arşiv. Her belge aranabilir ve ilgili kayıtla eşleşmiş şekilde saklanır.
Çalışma şekli
- Keşif. Belge türlerini, hacmi, kaynakları ve hedef sistemleri belirleriz.
- Örnek set üzerinde doğruluk ölçümü. Gerçek belgelerinizden oluşan bir sette okuma doğruluğunu birlikte ölçeriz.
- Akış ve kurallar. Doğrulama kurallarını, onay noktalarını ve sistem aktarımını kurarız.
- Yayın. Onay kuyruğunu ilk haftalarda birlikte izler, kuralları gerçek verilerle iyileştiririz.
Belgeleriniz kendini işlesin.
Aylık belge hacminizi ve kullandığınız sistemleri paylaşın, size uygun kurulumu ücretsiz bir keşif görüşmesinde çıkaralım.
Ücretsiz keşif görüşmesiİlgili çözümler
Sık sorulan sorular
Okuma hatalarına karşı nasıl bir kontrol var?
Her belge türü için doğrulama kuralları çalışır: kalem toplamları, vergi oranları, vergi numarası biçimi, sipariş ve irsaliye eşleşmesi gibi. Kurallara uymayan ya da okuma güveni düşük belgeler otomatik işlenmez, onay kuyruğuna düşer.
Hangi belge türleri işlenebilir?
PDF ve taranmış faturalar, e-Fatura ve e-Arşiv dosyaları, irsaliyeler, sipariş formları, dekontlar, sözleşmeler, başvuru ve hasar dosyaları, özgeçmişler. Fotoğrafla gelen belgeler de işlenebilir; başarı, görüntünün okunabilirliğine bağlıdır.
ERP ya da muhasebe sistemimize aktarılabilir mi?
Sisteminiz bir bağlantı arayüzü (API) sunuyorsa doğrudan aktarılır. Sunmuyorsa sistemin içe aktarabildiği Excel, CSV ya da XML biçiminde hazırlanır. Sisteme yazma işlemleri tanımlı kurallar ve gerekirse onay adımıyla yapılır.
Belgeler kurum dışına çıkar mı?
Mimariye bağlıdır. Kurumsal koşullarla çalışan bulut modellerde belgeler model eğitiminde kullanılmaz. Belgelerin kurum dışına hiç çıkmaması gerekiyorsa işleme tamamen kendi sunucunuzda çalışan modellerle yapılır.